Každému vždycky něco unikne. Někdy něco důležitého – a to je obzvlášť frustrující. Pravděpodobně každý by mohl udělat více, kdyby dokázal trochu lépe řídit sebe a svůj čas, úspěšněji organizovat svou práci a život.
Pokud vás takové myšlenky čas od času přepadnou, můžete si pořídit nástroje pro time-management. Pomohou vám lépe hospodařit s časem.
Vaše produktivita je do značné míry závislá na tom, jak efektivně si rozdělíte pracovní zátěž. To platí zejména tehdy, když musíte v práci sladit více projektů a priorit současně.
Když jste zahlceni nevyváženou pracovní zátěží, nedodržujete termíny, klesá celková produktivita a cítíte se vyhořelí.
Abyste si udrželi maximální produktivitu, musíte mít strategii přidělování zdrojů správným projektům a úkolům ve správný čas.
Zde je 5 nástrojů, které vám pomohou zvládnout pracovní den.
Co je Monday.com
Monday.com je nástroj pro správu projektů určený pro týmy i jednotlivé uživatele. Je to nástroj pro správu, monitorování a výměnu dat se zaměstnanci, partnery a zákazníky, který umožňuje řídit projekty i jednotlivé provozní nebo osobní úkoly, koordinovat činnosti v týmu i s partnery.
Chcete-li se službou začít pracovat, musíte projít fází registrace. K tomu je třeba provést několik kroků – zadat e-mailovou adresu, název organizace a vybrat název domény. Upozorňujeme, že pokud registrujete kancelář pro týmovou práci, je lepší použít pracovní adresu.
Jakmile projdete všemi kroky registrace, otevře se před vámi kancelář a ihned máte na výběr.
Služba nabízí 71 šablon pracovních tabulek pro různé úkoly – od velkého projektu až po práci obchodního oddělení. Je třeba říci, že šablony jsou dobře promyšlené z hlediska logiky vedení určitých úkolů a i funkčnost úkolů je již nastavena podle jejich specifik.
Můžete také vytvořit pracovní tabuli bez přednastavených šablon. V tomto případě si její vzhled vytvoříte podle svých úkolů a potřeb.
Co je ClickUp
ClickUp je služba, která obsahuje všechny potřebné funkce pro správu úkolů. Služba je pro uživatele intuitivní, lehký design a výukové programy, které se objeví při prvním použití ClickUp, vám pomohou pochopit základní funkce během hodiny. ClickUp kombinuje desítky různých funkcí: sestavování seznamů cílů a úkolů, chat, vytváření dokumentů, oznámení, plánování a mnoho dalších.
Cíle a úkoly ClickUp jsou uspořádány v hierarchii:
- „Pracovní prostor“ je základem hierarchie, představuje činnosti organizace jako celku.
- „Pracovní prostor“ je rozdělen na „prostory“ s vlastní strukturou. Každý „Prostor“ má vlastní nastavení a uživatelé mohou například kombinovat zaměstnance ze stejného oddělení.
- „Listy“ je složka složená z jednotlivých „Úkolů“, „Kontrolních seznamů“, „Dílčích úkolů“ uložených v „Prostorech“.
Ve službě je několik možností zobrazení úkolů a dalších prvků řízení projektu: řídicí panel, přehled úkolů, nástěnka kanban, kalendář a Ganttův diagram.
Úkoly v ClickUp lze plně přizpůsobit potřebám uživatele: měnit barvu, přidávat odkazy, dokumenty, obrázky a videa, grafy, přiřazovat zaměstnancům role, chatovat, nastavovat termíny atd.
Co je Toggl
Toggl je webová služba pro sledování osobního i týmového času. Služba je vhodná pro přesné a přehledné sledování práce pod klientem, pro řízení času zaměstnanců nebo pro zvýšení osobní produktivity. Pomůže vám vytvářet přehledy o využití času nebo exportovat rozvrhy.
Hlavní charakteristiky Toggl:
- Nastavení projektů, klientů, úkolů a značek.
- Sledování času.
- Podávání zpráv.
- Přístrojová deska.
- Barvy projektu.
- Úrovně přístupových práv.
- Skupiny uživatelů.
- Deaktivace uživatelů.
- Rozšíření pro Chrome.
- Import z jiných služeb.
- Režim offline.
- Archivace projektů.
- Hmotnostní změny.
- Placené sazby.
- Exportování sestav do aplikace Excel (XLS).
- Zaokrouhlování desetinných míst v sestavách.
Co je Calendly
Calendly je služba, která je připravena nahradit telefon a poštu a umožnit rychlejší plánování různých schůzek.
Umožňuje nastavit připomenutí v e-mailu, jejich design, brandovat službu, vytvářet skupinové události a odkazy na pozvánky, generovat přehledy a integrovat se s dalšími aplikacemi.
Hlavní funkce aplikace Calendly:
- Přístup k rozhraní API.
- Týmový řídicí panel a plánování událostí.
- Automatické oznámení poštou.
- Skupinové akce.
- Automatické upomínky.
- Přizpůsobitelné šablony.
- Odkaz na personalizovanou pozvánku.
- Přizpůsobitelná značka.
- Typy událostí.
- Tajné události.
- Sledování aktivity.
- Nástroje pro spolupráci.
- Zprávy a statistiky.
- Znalostní báze.
Co je ActiveCollab
ActiveCollab je online nástroj pro správu projektů a vytvoření platformy pro spolupráci. Ukládá všechna data o projektech na jednom místě a řídí je a obchodní procesy centrálně. Lze jej nainstalovat na server nebo používat v cloudu, měřit průběh projektu a řídit čas. ActiveCollab umožňuje hodnotit výkonnost zaměstnanců, analyzovat jejich profily atd.
ActiveCollab nabízí kompletní sadu nástrojů pro správu podnikových procesů, projektů a úkolů. Úkoly jsou hodnoceny na základě produktivity práce. ActiveCollab umí sledovat čas a náklady na projekt, takže můžete odhadnout jeho přesné náklady.
Hlavní funkce ActiveCollab:
- Centrum pro spolupráci na projektech.
- Přizpůsobitelná domovská obrazovka.
- Integrace systému pro správu verzí.
- Odhad a sledování času a nákladů.
- Integrace e-mailu.
- Týmová spolupráce.
- Řízení projektů.
- Správa úkolů.
- Správa účtu.
- Kalendář.
- Správce souborů.
- Společné úpravy dokumentů.
- Prohlédněte si své profily.
- 30denní zkušební verze.
- Škálovatelné plány.
- Přidání více uživatelů.
- Měsíční a roční poplatky.
- Mobilní aplikace.
- Online podpora.
Správný nástroj pro správu pracovní zátěže vám zjednoduší časově náročné úkoly a pomůže vám efektivně plánovat pracovní zátěž tak, aby vaše projekty správně postupovaly.
Investice do softwaru pro řízení pracovní zátěže nejen zlepší řízení pracovních postupů, ale vyplatí se i ve větším úspěchu vašich projektů. Má více než cenu zlata.
