Ganttův diagram je snadno použitelný a přehledný nástroj pro zobrazení aktuálních úkolů s vazbou na reálný čas. Takový graf umožňuje zobrazit nejen počet dostupných úkolů, ale také jejich prioritu, objem a čas, který zbývá do jejich dokončení.
Mnoho projektových manažerů tvrdí, že používání Ganttových diagramů je jejich ochranou před nedodržením termínů. Je to příležitost vždy vidět, v jakém pořadí řešit úkoly, a nezapomenout na žádný úkol. A k práci s tímto šikovným nástrojem nepotřebujete vždy specializovaný software – Ganttův diagram v tabulkách Google může být stejně užitečný jako jeho protějšek vytvořený ve specifičtějším prostředí.
Jak vytvořit diagram v tabulkách Google, jak s ním pracovat a pro koho bude užitečný, si povíme níže.
Co je Ganttův diagram
Jedná se v podstatě o typ sloupcového grafu, ve kterém každý samostatný sloupec (řádek) odpovídá určitému úkolu. V závislosti na jeho umístění a velikosti znázorňuje čas zahájení a dokončení příslušné fáze. Úkoly můžete do Ganttova diagramu umístit jak podle pořadí prací, které mají být provedeny, tak podle jejich priority.
Lze jej tedy použít jak v tradičním lineárním systému projektů, kde je důležité dodržet původně nastavenou posloupnost, tak i ve flexibilních metodikách, které umožňují upravovat seznam úkolů a jejich prioritu.
Tento typ diagramu původně vyvinul Henry Gantt pro řízení činností a úkolů inženýrů v anglické loděnici. Sestavil úkoly podřízených do samostatných seznamů, definoval zdroje, které jsou k nim potřeba, a závislost jednoho úkolu na druhém. Vypočítal také čas potřebný k dokončení jednotlivých typů úkolů, pracnost jednotlivých úkolů a odpovědnost toho či onoho zaměstnance za jejich splnění.
Poté Gantt převedl tyto výsledky do diagramového grafu, který vztahoval fáze práce k času – a získal tak model, který jasně znázorňoval strukturu projektu, průběh a objem jednotlivých úkolů v jeho struktuře. Následně se Ganttovy diagramy poněkud změnily a upravily, objevily se nové způsoby jejich konstrukce, mimo jiné prostřednictvím nástrojů Google Sheets – ale základní podstata zůstala nezměněna.
Jak vytvořit Ganttův diagram v Tabulkách Google
Pokud chcete vytvořit Ganttův diagram v aplikaci Google Sheets, musíte postupovat podle následujících kroků:
- Vytvoření listu s kompletním seznamem úkolů a datem jejich zahájení a ukončení.
- Poté vytvořte podobný list na boku nebo pod předchozím listem, který bude sloužit k výpočtu grafů v jednotlivých částech Ganttova diagramu. Tabulka bude mít tři záhlaví pro Ganttův diagram: úkoly, den zahájení a dobu trvání (ve dnech) úkolu.
- Po nastavení záhlaví je třeba vypočítat den zahájení a dobu trvání. Hlavička „Úkoly“ bude stejná jako ta výše. Buňky pod ní můžete jednoduše zkopírovat, přímo na ně odkázat nebo je přepsat, pokud chcete.
- Chcete-li vypočítat „Start on Day“, musíte zjistit rozdíl mezi datem zahájení každého úkolu a datem zahájení prvního úkolu. K tomu je třeba nejprve převést každé datum na celé číslo a poté je odečíst od data zahájení první úlohy.
- Ve vzorci <FirstTaskStart>bude vždy absolutní hodnota. Tabulky Google používají znak dolaru ($) k „uzamčení“ řádku nebo sloupce – nebo v našem případě obojího – při odkazování na hodnotu.
- Pokud tedy stejný vzorec zkopírujete do dalších buněk, je tímto způsobem zajištěno, že se vždy bude vztahovat k hodnotě v buňce C2, která je začátkem první úlohy.
- Po stisknutí klávesy Enter znovu klikněte na buňku a poté dvakrát klikněte na malý modrý čtvereček.
- Listy použijí stejný vzorec – ale nutně odkazující na správnou buňku výše – pro buňky bezprostředně pod nimi, čímž se dokončí posloupnost.
- Pro výpočet doby trvání je nyní třeba určit, jak dlouho budou jednotlivé úkoly trvat. Tento výpočet je trochu složitější a můžete zjistit rozdíl mezi několika dalšími proměnnými. =(INT(D2)-INT($C$2))-(INT(C2)-INT($C$2))
- Kliknutím na zelené zaškrtnutí potvrdíte automatické vyplňování.
- Poté zvýrazněte celou tabulku a klikněte na tlačítko „Vložit“.
- Vyberte možnost „Graf“ a voila. Ganntův diagram je připraven.
Jak vidíte, vytváření Ganttových diagramů v tabulkách Google je docela možné, ale musíte mít po ruce buď referenční informace, nebo šablonu, kterou bude třeba později upravit.
